Privacyverklaring- en cookieverklaring

Privacyverklaring- en cookieverklaring 

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 18 oktober 2023.

Jouw privacy is voor Stichting Hoger Onderwijs Da Vinci (handelend onder de naam ‘HBO Academy’) van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’).

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

- Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
- Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
- Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
- Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
- Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Voor meer informatie over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken als jij bij ons studeert of bij ons werkt, zie de interne privacyverklaring voor studenten en medewerkers van HBO Academy. Je vindt deze verklaring op intranet.

Contact en klachtafhandeling
Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van het bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Bezoeken open dag
Wanneer je onze open dag wil gaan bezoeken, vragen wij je om een formulier in te vullen. Wanneer je dit contactformulier op de website invult, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adres en woonplaats
• Vooropleiding
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van het bericht

Wij slaan dit formulier op voor het uitvoeren van het contact. We bewaren deze informatie zo lang als dat nodig is voor dit contact.

Dienstverlening ten aanzien van leveranciers
Wij kopen producten en diensten in bij verschillende leveranciers. In dat kader verwerken wij persoonsgegevens van (contactpersonen van) leveranciers (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Zakelijk adres
• Naam contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Financiële gegevens
• Eventuele overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). 

Werken bij HBO Academy
Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• NAW-gegevens 
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae 
• Motivatiebrief 
• Pasfoto
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie  

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert. 

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

HBO Academy deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Hostingpartij
• Cookiedienstverleners

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) gevestigd. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van HBO Academy. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn.

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

- Functionele cookies: deze cookies hebben een functionele rol binnen de website. De cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert.
- Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken.
- Marketing cookies: deze cookies maken het mogelijk om jou gepersonaliseerde advertenties te laten zien (via onze advertentiepartners).

De cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

• Naam
• Login informatie
• Schermweergave opties
• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

In- en uitschakelen van cookies

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser. Hieronder vindt u per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kan blokkeren of verwijderen. 


• Internet Explorer 

• Google Chrome 
• Firefox 

• Edge 

• Safari 

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Welke privacyrechten heb je?

- Recht op inzage: Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.  
- Recht op rectificatie: Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
- Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en tegen direct marketing.  
- Recht op verwijdering: Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. 
- Recht om je toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. 
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.  
- Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken. 

Bij je verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan je verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via privacy@hbo-academy.nl.  

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze website wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen aan jou door te geven.

Vragen of een klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van je persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Contactgegevens

HBO Academy
Achterom 103
3311KB Dordrecht
088 – 65 77 600
E-mailadres: privacy@hbo-academy.nl
KvK-nummer: 52668460